Crear un flujo que envía un correo electrónico


En este ejemplo, vamos a enviar un flujo usando SharePoint Designer 2007, que envía un correo electrónico cuando se finaliza un incidente de soporte, utilizando una lista de tareas.

1. En el sitio Web de SharePoint, creamos una lista de tareas llamada Solicitudes de Soporte.

2. En este ejemplo, la columna de Estado se renombró a Estado del Soporte, pero esto no es obligatorio, pero si deben recordar cuál columna representan ese valor.

3. A esta lista de tareas, le agregamos un columna llamada EmailCasoResuelto, de tipo Sí o No, con el valor predeterminado en No.

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4. Abra SharePoint Designer y conéctese al sitio donde creó la lista de tareas haciendo clic en la opción Abrir sitio y escribiendo el URL del mismo.

5. Haga clic en las opciones Archivo –> Nuevo –> Flujo.

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6. Como nombre del flujo, escriba Soporte- email incidente resuelto.

7. Conéctela a la lista Solicitudes de Servicio creada anteriormente.

8. Seleccione la opción de iniciar el flujo automáticamente cuando cambia un elemento.

9. Presione el botón Siguiente.

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10. Como primer paso del flujo, agreguemos la acción Comparar campo Solicitudes de Servicio.

11. Deben agregar dos condiciones, que tienen la siguiente lógica:

“Si no se ha enviado el email de finalización de caso

Y si el estado del problema es igual a Resuelto”

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12. En el botón de Acciones agregan una acción de envío de correo.

13. Puede redactar el correo como ustedes deseen, pero deben recordar que para agregar variables que hagan referencia a valores de la lista, deben usar el botón Add Lookup to Body.

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14. Para que este flujo no se repita indefinidamente, después de enviar el correo vamos a actualizar la columna EmailCasoResuelto para indicar que ya enviamos el correo y presionan el botón Ok.

a. En este ejemplo también se esta agregando la fecha en que se envió ese correo, en otra columna adicional.

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15. Presionen el botón Finalizar.

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5 comentarios (+¿añadir los tuyos?)

  1. Fernando
    Jun 12, 2013 @ 09:06:27

    Hola Vielka, en sharepoint 2010 foundation o en Designer como haria para crear un flujo que envie un mail de cumpleaños? gracias

    Responder

  2. Fernando
    Jun 18, 2013 @ 12:55:18

    Gracias Vielka, yo uso Designer 2010, creo el flujo pero no sale el mail. Sabes donde puedo ver donde esta configurado el servidor SMTP? gracias

    Responder

  3. Christian Alvear
    Mar 31, 2015 @ 08:57:03

    Hola que tal buenas noches, aun no logro saber como puedo enviar por correo un campo que almacena texto existente como especie de chat, ya que el flujo se activa cuando se edita o se crea un elemento y al guardar el registro se va a un histórico y no puede ser editado por nadie.

    De antemano muchas gracias y espero haberme dado a entender. Saludos

    Responder

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