Sitios de reuniones en SharePoint – Parte 4 (final)


En un nuevo sitio de SharePoint Online se ocupaba un sitio de reuniones sencillo, como los de SharePoint 2007.

Use la idea de Frank Op ‘t Landt
http://sharepoint-community.net/profiles/blogs/the-alternative-for-meeting-workspaces-in-sharepoint-2013 para desarrollar este sitio.


 

Primero se deben crear las listas que tiene un sitio de reuniones:


 

En esta parte vamos a configurar las páginas que usaremos en el sitio.

Primero vamos a trabajar en la página principal.

Editamos la página y seleccionamos una plantilla con dos columnas.


 

Agregué la lista de Calendario en la columna izquierda, los elementos agenda y biblioteca de documentos e la columna derecha. Pueden cambiar esta configuración como lo deseen.  


Luego vamos a conectar el elemento de Agenda con el Calendario, para que sólo se muestre la agenda del día seleccionado.

En el modo de edición de la página de SharePoint, selecciona la Agenda y hacen clic en Editar Elemento
Web, para habilitar el menú de conexiones.

 

Nuevamente en el modo de edición de la página de SharePoint, selecciona la Agenda y hacen clic en conexiones.


 

Conecte la columna Hora de inicio de la lista Calendario, con la columna Fecha de reunión de la lista Agenda.

 

Y se debe repetir esa conexión para la lista de Documentos.


 

Además vamos a agregar una página para ver las reuniones pasadas, llamada Eventos pasados.



En las páginas quité la barra de herramientas de todos los elementos Web, para que se viera parecido a la vieja plantilla de reuniones de SharePoint.



En la página principal y en la página de reuniones pasadas, agregué un link para navegar entre ambas páginas.


 

 

Para manejo de las minutas personalicé una plantilla de OneNote, esta parte no se integra con las columnas de las listas, pero se ve bonita. Esta parte es opcional.


 

 


 

Aunque la lista de calendario permite crear reuniones recurrentes, los elementos conectados no funcionan con las reuniones recurrentes, para filtrar las vistas que estamos mostrando.

Por esta razón, para lograr la habilidad de crear reuniones recurrentes, vamos a crear un flujo de trabajo de Sitio y en la página principal vamos a agregar un link a esta nueva lista.

 

En SharePoint Designer, abren el nuevo sitio de sesiones y hacen clic en nuevo flujo de sitio.


 

Como nombre, escriba Crear eventos recurrentes.


 

La primera acción es Establecer una variable de flujo de trabajo.


 

El nombre de la variable es Contador y el tipo es Número.


Establezca el valor inicial en cero.

Luego haga clic en las variables de inicio.


Agregue una variable Título de tipo una línea de texto.


 

No agregue un valor predeterminado y presione el botón Finalizar.


 

Agregue una variable Fecha y hora de inicio de tipo Fecha y hora.


Desmarque la opción para permitir valores en blanco y predetermine el valor en la fecha de hoy. Presione el botón Finalizar.


Agregue otra variable Fecha y hora de fin de tipo Fecha y hora. Desmarque la opción para permitir valores en blanco y predetermine el valor en la fecha de hoy. Presione el botón Finalizar.

 

Agregue una variable Cantidad de tipo Número.


 

Predetermine el valor inicial en cero.


Estos son los parámetros que el usuario debe ingresar para iniciar el flujo de trabajo.


Agregue en el flujo un ciclo con condición.

La condición es que la variable Contador sea menor que la variable Cantidad. Vamos a incrementar el contador cada vez que se ingresa en el ciclo.


A continuación agregue una acción que es Crear un elemento de una lista, para crear un evento en el calendario.


El flujo se debe ver similar a este. Dentro de cada iteración se suman 7 días a la fecha, para crearla semanalmente.


Marque la opción de permitir el inicio manual de este flujo y publíquelo.


Cuando se inicia el flujo de trabajo, el usuario encontrará esta ventana:

 

La página final se ve como esta. Debajo del calendario pueden ver la opción para crear sesiones recurrentes.


 

 

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