Sitios de reuniones en SharePoint – Parte 4 (final)

En un nuevo sitio de SharePoint Online se ocupaba un sitio de reuniones sencillo, como los de SharePoint 2007.

Use la idea de Frank Op ‘t Landt
http://sharepoint-community.net/profiles/blogs/the-alternative-for-meeting-workspaces-in-sharepoint-2013 para desarrollar este sitio.


 

Primero se deben crear las listas que tiene un sitio de reuniones:


 

En esta parte vamos a configurar las páginas que usaremos en el sitio.

Primero vamos a trabajar en la página principal.

Editamos la página y seleccionamos una plantilla con dos columnas.


 

Agregué la lista de Calendario en la columna izquierda, los elementos agenda y biblioteca de documentos e la columna derecha. Pueden cambiar esta configuración como lo deseen.  


Luego vamos a conectar el elemento de Agenda con el Calendario, para que sólo se muestre la agenda del día seleccionado.

En el modo de edición de la página de SharePoint, selecciona la Agenda y hacen clic en Editar Elemento
Web, para habilitar el menú de conexiones.

 

Nuevamente en el modo de edición de la página de SharePoint, selecciona la Agenda y hacen clic en conexiones.


 

Conecte la columna Hora de inicio de la lista Calendario, con la columna Fecha de reunión de la lista Agenda.

 

Y se debe repetir esa conexión para la lista de Documentos.


 

Además vamos a agregar una página para ver las reuniones pasadas, llamada Eventos pasados.



En las páginas quité la barra de herramientas de todos los elementos Web, para que se viera parecido a la vieja plantilla de reuniones de SharePoint.



En la página principal y en la página de reuniones pasadas, agregué un link para navegar entre ambas páginas.


 

 

Para manejo de las minutas personalicé una plantilla de OneNote, esta parte no se integra con las columnas de las listas, pero se ve bonita. Esta parte es opcional.


 

 


 

Aunque la lista de calendario permite crear reuniones recurrentes, los elementos conectados no funcionan con las reuniones recurrentes, para filtrar las vistas que estamos mostrando.

Por esta razón, para lograr la habilidad de crear reuniones recurrentes, vamos a crear un flujo de trabajo de Sitio y en la página principal vamos a agregar un link a esta nueva lista.

 

En SharePoint Designer, abren el nuevo sitio de sesiones y hacen clic en nuevo flujo de sitio.


 

Como nombre, escriba Crear eventos recurrentes.


 

La primera acción es Establecer una variable de flujo de trabajo.


 

El nombre de la variable es Contador y el tipo es Número.


Establezca el valor inicial en cero.

Luego haga clic en las variables de inicio.


Agregue una variable Título de tipo una línea de texto.


 

No agregue un valor predeterminado y presione el botón Finalizar.


 

Agregue una variable Fecha y hora de inicio de tipo Fecha y hora.


Desmarque la opción para permitir valores en blanco y predetermine el valor en la fecha de hoy. Presione el botón Finalizar.


Agregue otra variable Fecha y hora de fin de tipo Fecha y hora. Desmarque la opción para permitir valores en blanco y predetermine el valor en la fecha de hoy. Presione el botón Finalizar.

 

Agregue una variable Cantidad de tipo Número.


 

Predetermine el valor inicial en cero.


Estos son los parámetros que el usuario debe ingresar para iniciar el flujo de trabajo.


Agregue en el flujo un ciclo con condición.

La condición es que la variable Contador sea menor que la variable Cantidad. Vamos a incrementar el contador cada vez que se ingresa en el ciclo.


A continuación agregue una acción que es Crear un elemento de una lista, para crear un evento en el calendario.


El flujo se debe ver similar a este. Dentro de cada iteración se suman 7 días a la fecha, para crearla semanalmente.


Marque la opción de permitir el inicio manual de este flujo y publíquelo.


Cuando se inicia el flujo de trabajo, el usuario encontrará esta ventana:

 

La página final se ve como esta. Debajo del calendario pueden ver la opción para crear sesiones recurrentes.


 

 

Sitios de reuniones en SharePoint – Parte 3

En un nuevo sitio de SharePoint Online se ocupaba un sitio de reuniones sencillo, como los de SharePoint 2007.

Use la idea de Frank Op ‘t Landt
http://sharepoint-community.net/profiles/blogs/the-alternative-for-meeting-workspaces-in-sharepoint-2013 para desarrollar este sitio.

Primero se deben crear las listas que tiene un sitio de reuniones:

 

En esta parte vamos a configurar la Biblioteca de documentos.


Si no existe una biblioteca de documentos, cree una nueva.

Navegue a la configuración avanzada de la biblioteca de documentos y en la sección de Columnas, seleccione la opción Agregar desde columnas de sitio existente.

Busque la columna Fecha de inicio y agréguela. Esto nos va a conectar con la fecha de inicio de la reunión.


 

Renombre esta columna a Fecha de reunión y cámbiela para que no sea requerida.



 

Estas serían las columnas de la biblioteca de documentos:



Sitios de reuniones en SharePoint – Parte 2

En un nuevo sitio de SharePoint Online se ocupaba un sitio de reuniones sencillo, como los de SharePoint 2007.

Use la idea de Frank Op ‘t Landt
http://sharepoint-community.net/profiles/blogs/the-alternative-for-meeting-workspaces-in-sharepoint-2013 para desarrollar este sitio.

Primero se deben crear las listas que tiene un sitio de reuniones:

 


En esta parte vamos a configurar la lista de Agenda.

Cree una nueva lista personalizada llamada Agenda.

Renombre la columna predeterminada Título con el nombre Tema.

Agregue las siguientes columnas:

  • Hora – una línea de texto
  • Comentarios – varias líneas de texto
  • Responsable – Persona o grupo


En la misma lista de agenda, seleccione la opción Agregar desde columnas de sitio existente.

Busque la columna Fecha de inicio y agréguela. Esto nos va a conectar con la fecha de inicio de la reunión.


 

Renombre esta columna a Fecha de reunión y cámbiela para que no sea requerida.

  


 

Las columnas de la lista de Agenda se ven así:


Sitios de reuniones en SharePoint Online – Parte 1

En un nuevo sitio de SharePoint Online se ocupaba un sitio de reuniones sencillo, como los de SharePoint 2007.

Usé la idea de Frank Op ‘t Landt
http://sharepoint-community.net/profiles/blogs/the-alternative-for-meeting-workspaces-in-sharepoint-2013 para desarrollar este sitio.

El resultado final es el siguiente:
meetingsite

Primero se deben crear las listas que tiene un sitio de reuniones:

En esta parte vamos a configurar la lista de Calendario.

 


 

En la lista de Calendario se crea una nueva vista llamada Próximas reuniones. Desmarque las columnas Periodicidad y Área de trabajo.


 

En la misma vista, cree un filtro que muestre los elementos sólo cuando la Hora de inicio es mayor o igual a Hoy.

 

Guarde esa vista.

 

Cree otra vista en el Calendario llamada EventosPasados. Desmarque las columnas Periodicidad y Área de trabajo.


 

Ordene la vista por la Hora de inicio en forma descendente.


 

Cree un filtro donde la Hora de inicio es menor o igual a Hoy.


 

Leer una lista de tareas de SharePoint desde InfoPath 2010

En este artículo vamos a ver como leer una lista de tareas en SharePoint y mostrarla en InfoPath 2010.

En un artículo posterior voy a mostrarles cómo insertar tareas desde InfoPath, pero iniciemos con lo básico.

Vamos a trabajar en la lista de tareas que se crea en forma predeterminada en un subsitio de equipo:

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Ahora vamos a crear la conexión de datos a la lista de tareas de SharePoint.

1. En el menú de Data seleccionamos From SharePoint List.

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2. Escribimos la dirección del sitio donde esta la lista de tareas que vamos a consultar y presionamos el botón Next.

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3. Seleccionamos la lista de Tareas y presionamos el botón Next.

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4. Seleccionamos los campos que deseamos mostrar (yo seleccione un poco más) y presionamos el botón Next.

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5. En este caso no voy a guardar una copia de los datos en el formulario así que presionamos el botón Next.

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6. Se deja marcada la opción obtener automáticamente los datos y presionamos el botón Finish.

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En el formulario de InfoPath vamos a agregar los controles que muestran las tareas existentes.

1. En la ventana de Campos seleccionen la fuente de datos Tareas.

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2. Expanda la sección de dataFields y haga clic derecho sobre el campo d:SharePointListItem_RW e inserte una Tabla repetitiva.

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3. La tabla se insertó con los campos sin títulos, procedemos darle el formato que deseamos, en mi caso, sólo voy a mostrar algunos campos.

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4. Así se ve el formulario hasta ahora, cambie el campo de vencimiento por un campo de texto y marque todos los campos como Read Only.

En el campo Asignado a inserte una sección repetitiva con controles y sólo deje el campo que muestra el Display Name. También agregué una columna a la derecha para poner un botón posteriormente.

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6. Para finalizar, agregamos un botón para leer las tareas que están publicadas en la lista de SharePoint. Le puse a la etiqueta del botón Refrescar. A ese botón le ponemos una regla que consulte la lista de tareas.

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Si prueban el formulario ya deben poder leer la lista de tareas de SharePoint cada vez que presionan el botón Refrescar.

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Configuración del teléfono móvil para usar BPOS

 

1. En el programa ActiveSync, escriba la dirección del servidor de BPOS que esta usando, las opciones son:

Asia Pacific (APAC) https://red003.mail.apac.microsoftonline.com

Europe, the Middle East, and Africa (EMEA) https://red002.mail.emea.microsoftonline.com

North America https://red001.mail.microsoftonline.com

2. Escriba el mismo usuario y contraseña que usa en el cliente de Microsoft Online Services Sign On

3. El campo de dominio se deja en blanco

4. Si aparece la opción “This server requires an encrypted (SSL) connection” marque Yes.

5. Seleccione el tipo de datos que desea sincronizar

6. Guarde la configuración

Microsoft Online Service Health Dashboard

A partir de ayer esta disponible una página para verificar el estado de los servicios de Microsoft Online. Es necesario ingresar con la cuenta de un administrador de BPOS (puede ser un usuario con permisos de administrador, no sólo la cuenta admin) y se tendrá un historial del estado de los servicios, así como la información actual.

Microsoft Online Service Health Dashboardhttps://health.noam.microsoftonline.com/

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